Ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian hiệu quả 

1-Cơ sở luận: 80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn, Vì thế: Hãy vì 80% hiệu quả công việc mà tập trung tối đa cho 20% công sức. 

2- Đặt vấn đề: Chúng ta vẫn thường trả lời khi được hỏi về thời gian “mình ước gì ngày có thể dài hơn 24 tiếng, như thế mới đủ để mình làm được mọi việc trong ngày”. Điều này làm tôi nhớ đến câu nói của H. Jackson Brow :"Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian. Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau.”. Có lẽ chúng ta không thiếu thời gian, điều khiến chúng ta khác biệt trong việc đạt được hiệu quả trong công việc chính là cách chúng ta phân bố thời gian và sử dụng nó. “Luôn nhắc bản thân: 80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn.

3- Quản lý thời gian là gì? 
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa 
ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó. 
Theo ý kiến của tôi, quản lý thời gian là việc phân bổ và sử dụng thời gian sao cho 
đảm bảo thực hiện được các công việc một cách hợp lý và đem lại hữu dụng tối đa 
cho người quản lý. Gỉa sử như cùng một lượng thời gian là 10 tiếng, chúng ta 
được phân làm 4 nhiệm vụ, thì người biết cách quản lý thời gian sẽ biết phân phối 
sao cho vừa làm được nhiều việc nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất. “Tin xấu: thời gian cứ bay mãi. Nhưng tin tốt: bạn là phi công trên chuyến bay đó” 

4 - Ma trận quản lý thời gian
Về bản chất là 1 "Công cụ" hỗ trợ quản lý thời gian . Dựa trên tính chất quan trọng và khẩn cấp, ma trận này được chia làm 4 nhóm. Theo chiều mũi tên, tính khẩn cấp và tính quan trọng tăng dần. 
* Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian: 
Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. 
Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau: 
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm. 
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan 
trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian. 
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công 
việc. 
** Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu. 

I-Quan trọng và khẩn cấp: ví dụ như: Còn 2 ngày nữa bạn phải đi thi hết môn nhưng chưa học chữ nào, bổ sung gấp hồ sơ để nộp xin học bổng du học, … Giải quyết những công việc này sẽ làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và do đó làm cho bạn dễ bị stress Những công việc nằm trong ô này thường được gắn những thuật ngữ như là khủng hoảng (crises) hay vấn đề (problems). Chính vì tính cấp bách của nó, yêu cầu đặt ra đối với những công việc này là phải giải quyết 
ngay. Lượng thời gian dành cho nhóm này trong quỹ thời gian của bạn: 20% 

II- Quan trọng nhưng không khẩn cấp 
Những công việc trong nhóm này mang tính chất MỤC TIÊU. 
Đây là những công việc bạn có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Ví dụ: Luyện Toefl để đi du học, xác định kế hoạch để được trên 8.0 ở kỳ này, mục tiêu thăng tiến trong 2 năm tới… Chính vì tính “mục tiêu” ấy, những công việc trong nhóm này đòi hỏi bạn phải nỗ lực và tập trung nhiều thời gian, cũng như có một chiến lược rõ ràng, logic: 60% là con số các chuyên gia khuyên bạn nên dành cho những công việc như thế này 

III- Khẩn cấp nhưng không quan trọng 
Giải quyết: Có thể bỏ qua. Ví dụ: bạn cần gửi một lá bưu phẩm đến bưu điện. Đây là nhóm duy nhất trong 4 nhóm bạn có thể nhờ người khác làm. Chính vì thế, nó còn có tên là nhóm ủy quyền. Mức thời gian cần thiết cho những công việc trong nhóm này: 5%. 

IV- Không khẩn cấp cũng không quan trọng 
Những công việc trong nhóm này thường là những việc thiết yếu các bạn phải làm như: ăn, ngủ, sinh hoạt, và kể cả việc lướt web, chơi game, chat…Lượng thời gian các chuyên gia khuyên bạn dành cho nhóm này: 5% Càng tối thiểu hóa càng tốt. Nhóm này thường được gọi là SINH HOẠT.